Vous souhaitez utiliser le conditionnel passé (j’aurais dû, il aurait pu) qui est le temps des regrets et des reproches en ce qu’il évoque ce qui ne n’est pas produit dans le passé. Donc, sur le plan commercial, ce n’est pas judicieux. Il vaut mieux être positif et se tourner vers l’avenir.

Si une telle situation devait se reproduire, il conviendrait de prendre contact avec la réception qui est toujours en mesure de vous aider.
En cas de problème de cette nature/ pour tout problème, la réception est à votre écoute pour vous aider.
La réception est toujours disposée à résoudre ce type de difficulté.

C’est difficile de conjuguer un verbe pour lui donner une valeur à la fois dans le passé et dans l’avenir.
Il y a une incohérence des temps dans les deux phrases de votre première proposition. Votre deuxième proposition ne concerne elle que le passé (et en plus elle est presque impolie, faisant des reproches au client).
Vous pouvez jouer avec des infinitifs, du présent de généralité, une tournure impersonnelle, la voix passive…
En cas de problème, il faut contacter la réception pour le résoudre.
Dans ces cas, les clients sont invités à s’adresser à la réception pour trouver une solution.
Dans ces cas, notre réglement stipule que le client peut s’adresser à la réception qui trouvera toujours une solution.
Vous pouvez ensuite embrayer au passé pour parler du cas concret : Le réceptionniste vous aurait proposé de…
Mais en fin de compte, le mieux est d’envoyer un chèque pour dédommager le client des désagréments subis.

Bonjour.
Si le conseil  doit être valable pour le passé et pour le futur, aucune des deux formulations ne me parait bonne.
 » Nous vous invitons » ne convient pas,  » aurait trouvé  » non plus.

Je suggère.
Dans les cas comme celui que vous évoquez,  nos clients ne doivent pas hésiter ( ou bien « il ne faut pas  hésiter ) à s’adresser à ( ou à se rapprocher de ) la réception,  qui se  fait toujours un plaisir de trouver rapidement une solution  aux  préoccupatons de nos clients.  ( ou bien  »  de prendre en charge les préoccupations de nos clients)
C’est valable pour le passé et pour le futur.
S’il ne s’agit pas de répondre à un client en particulier, mais de faire une note générale, je suggère:
Au cas où  notre service  ne répondrait pas  pleinement à leurs attentes ( ou bien  » En cas de besoin »),  nos clients ne doivent pas hésiter à s’adresser à ( ou à se rapprocher de ) la réception,  qui se fera un plaisir de  leur  donner pleine satisfaction »). Vous pouvez ajouter  » dans toute la mesure du possible. »